この記事をご覧の方は、以下のようなお悩みをお持ちではありませんか？

ボトルキープにより、売上の確保やお客様のリピーター化など、様々なメリットが期待できます。

しかし、管理方法が大変なのも事実。

そこで本記事では、ボトルキープの管理方法に関して、以下の内容を解説していきます。

ボトルキープの管理体制を整えたい方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

ボトルキープの管理の仕組み

ボトルキープの基本的な仕組みは、まずお客様が気に入ったボトルを購入することで始まります。

そのボトルは店舗側に保管され、次回来店以降、お客様がそのボトルのお酒を利用できるというシステムです。

この仕組みを維持するためには、ボトルの位置や購入日、消費状況などを正確に記録することが鍵。

一般的には、ボトルにお客様の名前やニックネームを書いたラベルが貼られることが多いです。

また、ボトルが保管される棚やスペースも適切に整理されており、スタッフがすぐに見つけられるように配置されている必要があります。

最近では、手書きのノートで管理を行う店舗も少なくありませんが、デジタル化が進む現代社会においては、エクセルや専用アプリを使った管理が主流になりつつあります。

ボトルキープ管理に力を入れる必要性

飲食店やバーなどで行われる「ボトルキープ」は、顧客が購入したボトルを店舗側で保管し、次回来店時に再び使用できる仕組みです。

しかし、このサービスを円滑に運用するためには、適切な管理が必要不可欠です。

本章では、ボトルキープに管理が求められる具体的な理由について詳しく解説していきます。

①キープ期限を把握するため

ボトルキープには、多くの場合で「保管期限」が設けられています。

通常、これには契約や店舗ポリシーなどが関与しますが、「期限の把握」がなされていない場合、不当な飲料破棄を招く可能性があります。

たとえば、保管期限を超えてしまったボトルを誤って廃棄するなどの問題が発生すれば、お客様の信頼を損なうリスクも大きいです。

また、期限切れ間近のボトルに対してアプローチする仕組みを整えることで、顧客満足度を向上させるチャンスもあります。

例えば、保管期限が近づいている顧客にリマインドメッセージを送ることで、再来店を促進することが可能です。

②お客様に素早く提供するため

ボトルキープの魅力の一つは、来店時にすぐに自分のボトルが提供される点です。

しかし、適切に管理されていなければ、提供の遅延や間違ったボトルが出される可能性があります。

例えば、店舗に同名のお客様が複数いる場合、誤った取り扱いが生じがち。その結果、顧客体験を損ない、リピーターを失う原因にもなりかねません。

そのため、ボトルを迅速かつ正確に提供するためには、顧客名、キープ番号、ボトルの保管場所などの情報を一元的かつ正確に記録しておくことが必要です。

ボトルキープの効率的な管理方法

続いては、ボトルキープの効率的な管理方法について確認していきましょう。

それぞれ解説していきます。

①ノートでの管理方法

ノートを用いた管理は、昔ながらの手動管理の一つで、多くの小規模な店舗で採用されています。

これは、お客様ごとのボトル情報を手書きで記録し、キープした日付や消費状況をメモする方法です。

具体的には、専用のノートを用意し、以下の項目を記載することが推奨されます。

ノート管理のメリットは、特別な機材やシステムを必要とせず低コストで実施できる点です。

しかし、手作業に頼るため人為的ミスが発生しやすく、情報量が多くなると管理が煩雑になる可能性があります。

そのため、記録をこまめに更新し、誰でも内容を把握できるよう整理することが重要です。

②エクセルでの管理方法

エクセル（Excel）を用いた管理方法は、手動管理とデジタル管理の中間として非常に効果的です。

パソコンが使用できる環境であれば、無料または低コストで始められるため、多くの飲食店で採用されています。

具体的には、以下のような項目をエクセル内でスプレッドシートとして作成することをお勧めします。

さらに、エクセルの関数やフィルター機能を活用することで、検索性やリストの並び替えが簡単に行えます。

例えば、期限切れなどのボトルを自動的に抽出する仕組みや、リマインダーを設定することも可能です。

ただし、パソコンの操作に慣れていないスタッフがいる場合は、簡易な使い方マニュアルを用意するなどして対応する必要があります。

③バーコードやRFIDによる効率化

バーコードやRFID（無線周波数識別）タグを利用した管理方法は、効率性が高く、情報を素早く正確に読み取れるため、大型店舗や顧客数の多い店で特に有効です。

この手法では、お客様のボトルにバーコードシールやRFIDタグを貼り付け、それを専用のスキャナーで読み取ることで管理します。

デジタルシステムと連動することで以下の点が大幅に改善されます。

導入の際には専用機器やシステムの初期コストが発生しますが、管理の効率化やトラブル防止の面では大きなメリットがあります。

また、RFIDでは離れた場所でもタグの情報を読み取ることができるため、バックヤードなど広い範囲でボトルを保管している場合にも有効です。

④専用アプリやシステムの活用

近年では、ボトルキープの管理に特化した専用アプリやクラウドシステムも登場しており、これを活用することで高い効率性を実現できます。

こういったツールを使用することで、顧客対応をよりスムーズに行える環境を整えることが可能です。

専用アプリの主な機能としては以下のようなものが挙げられます。

また、一部のシステムではPOSレジや管理システムとの連携が可能で、会計や在庫管理との一元化も実現できます。

操作性に優れているためスタッフ教育にかかる手間も少なく、店舗規模や業態に合わせて柔軟に活用できる点が大きな強みです。

ただし、こうしたシステムの導入には月額使用料が発生する場合もあるため、店舗の予算やニーズに応じて最適なものを選択することが重要です。

口コミや利用者のレビューを参考にしながら、比較検討を進めるとよいでしょう。

ボトルキープ管理で考慮すべき注意点

ボトルキープを管理する方法が定まったら、以下の点も併せて注意しておきましょう。

それぞれ解説していきます。

①お客様情報の正確な登録と更新

ボトルキープの管理において、最も重要な要素の一つが「お客様情報の正確な登録と更新」です。

お客様の名前、連絡先、キープした日付、期限などを正しく記録することで、安心してサービスを提供することが可能となります。

特に、キープボトルの数が多い店舗では管理の正確性が非常に重要です。

ミスが発生すると、お客様との信頼関係を損ねるリスクがあるため、定期的なデータの見直しや更新が必要です。

また、特定のお客様が複数回利用する場合や、家族・友人名義でキープするケースにも対応できる柔軟なデータ管理体制を整えることが求められます。

こうした管理が徹底できていれば、お客様の満足度の向上へと繋がるでしょう。

②紛失や破損を防ぐための対策

ボトルが紛失したり、破損してしまうことはお客様とのトラブルに直結するため、それを防ぐ対策が必要です。

まず、専用の棚やロッカーを確保し、ボトルを安全に保管する環境を整えることが大切です。

また、ボトル自体にはラベルやタグを貼り、誰のボトルか一目で判別できるようにすることも推奨されます。

さらに、定期的にボトルの棚卸しを行い、不足や破損がないかをチェックすることで、誤差や紛失を事前に防ぐようにしましょう。

③スタッフ間での情報共有の徹底

ボトルキープ管理は、店舗のスタッフ全員が同じ情報を共有していることが大前提となります。

スタッフ間で情報が行き違った場合、お客様に余分な待ち時間を与えたり、誤って別のボトルを提供してしまったりする可能性があります。

これを防ぐためには、日々の情報更新を欠かさず行うことが必要です。

例えば、スタッフが交代する際の引き継ぎミーティングや、共有システム内でのメモや注意点の記録を徹底することで、お客様対応のスムーズな進行を図ることができます。

最終的には、スタッフ間の連携が店舗運営の信頼性を高める重要な要因となります。

ボトルキープ管理を成功させるポイント

最後に、ボトルキープ管理を成功させ、お店の売上や顧客満足度をアップさせる取り組みを紹介します。

①ボトルのメッセージカードやラベル

お客様にとって、自身のボトルが特別なものであると感じられる工夫は非常に重要です。

そのための手段として、ボトルにメッセージカードやラベルをつける方法があります。

手書きのメッセージや名前入りのラベルを貼ることで、お客様との距離感を縮め、特別感を演出することが可能。

特に名前入りのラベルは識別にも役立ち、スタッフも間違いを防ぐことができます。

また、季節ごとにデザインを変更するなど、イベントや季節に合わせた装飾を施すこともおすすめです。

これにより視覚的な楽しみが増え、お客様に好印象を与えることができます。

②定期的なフォローやキャンペーンの活用

定期的にお客様にフォローの連絡を入れることで、リピート利用を促進することが可能。

連絡の内容としては、例えば「キープ中のボトルの期限が近づいている」や「新しいキャンペーンのご案内」といった情報を提供するのが有効です。

また、誕生日や記念日などの特別な日にメッセージやサービスを提供するだけでなく、ボトルキープの特典があるキャンペーンを展開するのも効果的です。

例えば「3カ月以内にリピート来店のお客様には1杯無料」や「特定のボトルをキープすると次回10%オフ」などのプロモーションがリピート率向上に繋がります。

③適切な在庫管理

ボトルキープを成功させるためには、店舗全体での在庫管理が重要な要素となります。

キープされているボトルの状態を定期的に確認し、在庫が不足する前に発注を行うことで、お客様へスムーズに提供することが可能です。

また、破損や紛失、そして消費期限切れなどが発生しないよう、ボトルの取り扱い方法をしっかりとスタッフ全員に周知しましょう。

さらに、バーコードやQRコードを使った管理システムを導入することで、在庫の状況をより正確に把握することが可能です。これにより業務効率が向上し、人為的ミスを減らすことが可能となります。

顧客管理なら「TRUSTマーケット」

まとめ

今回はボトルキープの管理方法について解説しました。

管理方法として挙げられるのは、主に以下の4つです。

キープボトルの管理に関する注意点は様々ですが、それはどういった方法で管理するかに大きく左右されます。

ぜひ専用アプリやシステムなど、効率の良い方法で管理するようにしましょう。

もし顧客管理に関してお悩みでしたら、「TRUSTマーケット」にご相談くださいね。